Ένα πολύ σημαντικό εργαλείο αποτελεσματικότητας για την
επιχείρηση του σύγχρονου επαγγελματία εστίασης είναι το σύστημα παραγγελιοληψίας που έχει επιλέξει να υιοθετήσει. Τι ζητάει μια επιχείρηση εστίασης από το σύστημα παραγγελιοληψίας που εφαρμόζει και τι πρέπει να προσέχει ο επαγγελματίας; Ποιες είναι οι νέες τεχνολογικές τάσεις που επικρατούν και πώς ανταποκρίνονται σε αυτά τα «θέλω» οι κατασκευαστές;
Από τη Στέλλα Αυγουστάκη
Στο παρόν τεύχος του Food Service γίνεται ανάλυση των συστημάτων παραγγελιοληψίας που παρέχουν στον κλάδο της εστίασης ορισμένες από τις πλέον εξειδικευμένες εταιρείες, μέσα από ορισμένες βασικές παραμέτρους, όπως η τεχνολογία, ο εξοπλισμός, οι τάσεις των συστημάτων, το λογισμικό κι ο τρόπος επιλογής, καταλήγοντας στις προτάσεις των εταιρειών.
Οι χώροι εστίασης παρουσιάζουν έντονα την ανάγκη να προσφέρουν ξεχωριστή εμπειρία στους πελάτες τους, γεγονός που έχει ανεβάσει τον πήχη, όχι μόνο στην παροχή των υπηρεσιών και των προϊόντων αλλά και στην ποιότητα της εξυπηρέτησης. Υπογραμμίζεται, μάλιστα, ότι, ενώ μέχρι πριν από μερικά χρόνια οι επαγγελματίες του κλάδου εξέφρασαν τις ενστάσεις τους για την υιοθέτηση της νέας τεχνολογίας, τώρα οι νέοι επιχειρηματίες κάνουν πρώτα απ’ όλα έρευνα αγοράς για το σύστημα παραγγελιοληψίας που θα εγκαταστήσουν. Και όχι άδικα, καθώς, ουσιαστικά, πρόκειται για τον πιο στενό τους συνεργάτη. Ποιες είναι όμως οι τάσεις που ισχύουν αυτή τη στιγμή στα συστήματα παραγγελιοληψίας;
ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΤΑΣΕΙΣ;
Είτε πρόκειται για εξοπλισμό είτε για λογισμικό, όλοι συμφωνούν ότι το βασικό ζητούμενο είναι η άμεση μεταφορά κι εκτέλεση της παραγγελίας, χωρίς λάθη και χωρίς καθυστερήσεις, που θα εκθέτουν την επιχείρηση και θα οδηγούν στην απώλεια εμπιστοσύνης των πελατών της. Αυτό, πρακτικά, σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις έχουν ανάγκη από ένα βασικό εργαλείο που θα απλοποιεί τις ανάγκες, προσφέροντας ταυτόχρονα πλήρη έλεγχο. Παράλληλα, το λογισμικό που θα εγκαταστήσουν θα πρέπει να είναι σύμφωνο με τον νόμο και τις νέες φορολογικές ρυθμίσεις.Το σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας πρέπει να αποτελείται από ειδικό εξοπλισμό, σχεδιασμένο για τις ανάγκες του κάθε τμήματος, όσον αφορά την ταχύτητα, τη θερμοκρασία, την υγρασία κ.ά.
Πρέπει να περιλαμβάνει τα ασύρματα τερματικά που λαμβάνουν την παραγγελία, τα τερματικά των τμημάτων της κουζίνας που εμφανίζουν κι εκτυπώνουν την παραγγελία, τον ειδικό εξοπλισμό POS και τα ταμειακά συστήματα που εκδίδουν τις αποδείξεις. Ο κατάλληλος εξοπλισμός πρέπει απαραιτήτως να τοποθετείται στα ενδεδειγμένα και κατάλληλα σημεία της επιχείρησης, σύμφωνα με τα πρότυπα και τις προδιαγραφές που ορίζουν οι κατασκευαστές, τόσο για υγειονομικούς λόγους όσο και για να μην επηρεάζεται η ορθή λειτουργία και βιωσιμότητά τους. Επιπλέον, θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα συνεχούς επικοινωνίας των συσκευών και μεταξύ τους αλλά και με την κεντρική διαχείριση, ώστε να λειτουργούν σε δίκτυο.
Εξοπλισμός και λογισμικό πάνε μαζί
Μια ακόμα βασική παράμετρος είναι η χρήση του σωστού λογισμικού που εγκαθίσταται στον εκάστοτε εξοπλισμό, αφού καθορίζει –στο μεγαλύτερο ποσοστό– αν η επιλογή του ολοκληρωμένου συστήματος παραγγελιοληψίας ήταν επιτυχημένη ή όχι. Εκεί καταχωρίζονται όλες οι παραγγελίες, τα προϊόντα, οι πελάτες κι οι προμηθευτές, εκδίδονται τα παραστατικά και γίνεται η διαχείριση των κρατήσεων κι ο έλεγχος των αναλώσεων και των διανομών. Το λογισμικό δίνει άμεσα και σε πραγματικό χρόνο όλη την πληροφόρηση που χρειάζεται ο επιχειρηματίας για τις πωλήσεις, το απόθεμα, το ταμείο, το προσωπικό και την πορεία της επιχείρησής του γενικότερα.
Ένα αξιόπιστο σύστημα παραγγελιοληψίας, που να εγγυάται ότι μπορεί να ανταπεξέλθει αποτελεσματικά σε ώρες αιχμής, απρόσκοπτα και χωρίς κανένα πρόβλημα και ταυτόχρονα να είναι συμβατό με την τρέχουσα νομοθεσία και τις τοπικές διαφοροποιήσεις.
Βασική τάση το cloud
Σύμφωνα με την Arion Software και την Witec, μια βασική τάση που επικρατεί ή τείνει να επικρατήσει είναι το cloud κι αυτό, γιατί εγγυάται την ασφάλεια των δεδομένων της επιχείρησης που το εμπιστεύεται. Ειδικότερα, η χρήση του cloud προϋποθέτει ότι κανείς δεν έχει πρόσβαση στο λογισμικό της επιχείρησης, χωρίς κωδικούς. Ακόμα, όμως, κι αν γίνει χρήση των κωδικών, δεν υπάρχει πρόσβαση, εάν η απόπειρα χρήσης είναι από διαφορετική διεύθυνση IP. Επίσης, είναι ένα σύστημα που διατηρεί αποθηκευμένα όλα τα αρχεία, ακόμα και μετά από «ολοκληρωτική καταστροφή». Αυτό, πρακτικά, σημαίνει ότι δεν χάνεται τίποτα, υπάρχει αδιάλειπτο backup δεδομένων και, στην περίπτωση που κλαπεί ο υπολογιστής, δεν μπορεί κανένας να έχει πρόσβαση στα δεδομένα, ακόμα κι εάν έχει τους κωδικούς. Π.χ. δεν υπάρχει η δυνατότητα ανάκτησης από επιτήδειους της λίστας πελατών και πολύτιμων αρχείων, όπως ο τζίρος της επιχείρησης, καθώς και περιήγησης στο ιστορικό της συσκευής.
Χρήση οθονών αφής πολλαπλών σημείων
Μια ακόμα τάση, σύμφωνα με την Arion Software, είναι η χρήση οθονών αφής πολλαπλών σημείων, που έχει αλλάξει τη φιλοσοφία των εφαρμογών με το κλασικό κουμπί για κάθε λειτουργία κι έχει φέρει τη χρήση κινήσεων (gestures), κάνοντας τις εφαρμογές πιο γρήγορες κι εύκολες στον χειρισμό.
Εξέλιξη τεχνολογίας Ιnternet
Μια τρίτη (διαχρονική) τάση είναι η χρήση αυτή καθ’ αυτή του Internet, που πραγματικά απογειώνει την πληροφόρηση και δίνει τεράστιες δυνατότητες, καθώς μπορεί να γίνεται συνδυασμός πληροφοριών από το Internet και από τα δεδομένα της επιχείρησης, ώστε να εξάγονται πολύ πιο εξειδικευμένες –σε σχέση με το παρελθόν– πληροφορίες στον επιχειρηματία. Για παράδειγμα, όπως χαρακτηριστικά αναφέρει η Arion, μια γραφική παράσταση τζίρου ανά ημέρα, σε συνδυασμό με τον καιρό, μπορεί να δώσει πληροφορία στον επιχειρηματία ότι, στις επόμενες μέρες που η θερμοκρασία θα είναι π.χ. 37 βαθμούς, θα έχει μεγάλη κατανάλωση στον καφέ, αφού από το παρελθόν μπορεί να δει ότι, όταν είχε 35 βαθμούς και πάνω, υπήρχε αυξημένη κατανάλωση.
Κατά συνέπεια, θα μπορεί να δει εγκαίρως τις ελλείψεις που έχει σε καφέ, να παραγγείλει και να είναι έτοιμος για τον επερχόμενο καύσωνα.Η εξέλιξη της τεχνολογίας, το ασύρματο δίκτυο κι η χρήση του Internet παρέχουν επίσης πολλές και σημαντικές καινοτομίες στη διαχείριση του συστήματος παραγγελιοληψίας μιας επιχείρησης εστίασης, καθώς, με τη χρήση μόνο μιας φορητής συσκευής και με τη λειτουργία του Internet, ο επιχειρηματίας μπορεί να διαχειρίζεται παραγγελίες ή σημαντικά reports οποιαδήποτε στιγμή από οπουδήποτε, χωρίς να χρειάζεται να βρίσκεται στο μαγαζί του και να εκτυπώνει εκατοντάδες χαρτιά, για να έχει εικόνα.
