Οι επιχειρηματικές κινήσεις
Μια καινούρια τάση που επηρεάζει θετικά και τους φορείς που εμπλέκονται με τον συνεδριακό τουρισμό είναι οι στρατηγικές συναντήσεις που πραγματοποιούν κυρίως πολυεθνικές εταιρείες. Εκκινώντας από τις ΗΠΑ, το Strategic Meeting Management (SMM) κερδίζει συνεχώς έδαφος, με στόχο να συγκεντρώνονται πληροφορίες για το κόστος, νέες ιδέες κι εφαρμογή πολιτικών μάρκετινγκ ανά αγορά. Η τάση αυτή φαίνεται να υιοθετείται κι από τις μεγάλες επιχειρήσεις της Ευρώπης, καθώς κι άλλων περιοχών του πλανήτη. Το βασικό στοιχείο για την υλοποίηση ενός τέτοιου προγράμματος είναι ο στόχος που θέλει να πετύχει ένας οργανισμός. συνεδριακός τουρισμός
Ξεκαθαρίζοντας τον στόχο, μπορεί να προχωρήσει και στη δημιουργία του προγράμματος, αναμένοντας συγκεκριμένα οφέλη, τα οποία μπορεί να είναι σημαντικά, ιδίως όταν πρόκειται για εισηγμένες εταιρείες. Σε παράδειγμα που αναφέρει η CWT Meetings & Events, πολυεθνική leader στον χώρο της τεχνολογίας πραγματοποίησε πρόγραμμα SMM, προκειμένου να ενημερώσει σφαιρικά κεντρικούς μετόχους για τις επιδόσεις της. Διοργανώθηκαν τριμηνιαίες συναντήσεις, όπου παρουσιάζονταν στους επενδυτές αναλυτικά στοιχεία από τη δραστηριοποίηση της εταιρείας διεθνώς. Διαπιστώθηκε με μετρήσεις ότι έχει κερδίσει αποδοχή στο 95%, εξοικονόμηση πόρων στο 24% κι η ικανοποίηση των πελατών ήταν στο 4,8 με άριστα το 5. συνεδριακός τουρισμός
Η μέση δαπάνη ενός επισκέπτη συνεδρίου είναι 1.900 ευρώ, όταν η αντίστοιχη μέση τουριστική δαπάνη είναι 690 ευρώ.
Έμφαση στους συνέδρους
Η τεχνολογική εξέλιξη έχει παίξει καταλυτικό ρόλο στον συνεδριακό τουρισμό. Οι ιστοσελίδες που έχουν ως θέμα τη διοργάνωση εκδηλώσεων αυξάνονται με ρυθμό 52% ετησίως, ενώ οι αντίστοιχες εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα έχουν διπλασιαστεί από το 2017. Η ψηφιακή τεχνολογία έχει εμπλουτίσει με πάρα πολλές δυνατότητες τη διεξαγωγή συνεδρίων και, σε συνδυασμό με την τεχνητή νοημοσύνη και το δίκτυο 5G που είναι προ των πυλών, ανοίγονται νέοι δρόμοι για τη διασύνδεση και την αλληλεπίδραση των συνέδρων. Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στους εργαζόμενους, κυρίως έως 40 ετών, που έχουν εντρυφήσει στις νέες τεχνολογίες. συνεδριακός τουρισμός
Οι γεννηθέντες από το 1980 και μετά εκτιμάται ότι θα αποτελούν τη συντριπτική πλειοψηφία των business travelers στο άμεσο μέλλον και, αν συνυπολογίσουμε και την αμιγώς ψηφιακή γενιά που τους ακολουθεί, η χρήση των νέων τεχνολογιών καθίσταται υπέρ το δέον υποχρεωτική για τη διοργάνωση συνεδρίων, εκδηλώσεων κι επαγγελματικών ταξιδιών. Μια σημαντική διαφοροποίηση που παρουσιάζουν οι νέες γενιές σε σχέση με τις προηγούμενες είναι ότι προτιμούν τα διαδραστικά συνέδρια και δεν θέλουν, απλώς, να παρακολουθούν μια ομιλία ή μια διάλεξη. Η λέξη παρακολουθώ αντικαθίσταται σταδιακά από τη λέξη συμμετέχω.
Η τεχνολογία, με τη χρήση εφαρμογών στο smartphone, κάνει σε πρώτη φάση πιο απλή και πιο γρήγορη τη δήλωση συμμετοχής και την εγγραφή σε μια συνεδριακή διαδικασία.
Επιπλέον, όμως, μπορεί να δώσει τη δυνατότητα στους συνέδρους να είναι πιο συμμετοχικοί και να μπορούν να εκφέρουν άποψη ή να συναποφασίσουν για κάποια ζητήματα του συνεδρίου. Σε κάποιες περιπτώσεις και προκειμένου να ελεγχθούν τα αποτελέσματα ενός συνεδρίου τη στιγμή ακριβώς που διεξάγεται, έχει χρησιμοποιηθεί και λογισμικό αναγνώρισης προσώπου. Το πρόγραμμα καταγράφει τις εκφράσεις στο πρόσωπο των συνέδρων, ώστε να διαπιστωθεί η ικανοποίηση ή μη από τις δραστηριότητες του συνεδρίου. Οι νέες τεχνολογίες, επίσης, δίνουν τη δυνατότητα να «βγάλουμε» το συνέδριο κι έξω από τον χώρο όπου διεξάγεται και με online σύνδεση να μπορεί κανείς να παρακολουθήσει τις εργασίες από οποιοδήποτε σημείο του πλανήτη. Η χρήση των social media μπορεί κι αυτή να αποβεί εξαιρετικά αποδοτική για τη διαφήμιση αλλά και την παρακολούθηση ενός συνεδρίου.
Καινούριες εμπειρίες
Μια άλλη τάση που έχει κάνει την εμφάνισή της στον χώρο των συνεδρίων είναι να αποκτούν και χαρακτήρα εμπειρίας, με στιγμές χαλάρωσης. Στη διάρκεια των συνεδρίων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για παράδειγμα η εικονική πραγματικότητα με τρόπο τέτοιο, ώστε ο διοργανωτής να κερδίσει στο 100% την προσοχή του κοινού, να περάσει καλύτερα το μήνυμα που επιθυμεί και να καταφέρει την ουσιαστική σύνδεση του συνέδρου με το περιεχόμενο. Επίσης, στο περιθώριο μπορεί να γίνουν εορταστικές εκδηλώσεις ή και κάποιο φεστιβάλ, με στόχο την αποφόρτιση και τη φιλική διασύνδεση μεταξύ των συμμετεχόντων. Τελικός στόχος είναι να γίνει πιο «θολό» το όριο του αυστηρά επαγγελματικού συνεδρίου και να αποτελέσει μια πραγματική κι ευχάριστη εμπειρία για τον σύνεδρο. συνεδριακός τουρισμός
Διακοπές με την εταιρεία
Το τελευταίο κομμάτι αφορά την επιλογή ορισμένων, μεγάλων κυρίως, εταιρειών να επιβραβεύουν συγκεκριμένα τμήματα και προσωπικό, προσφέροντάς τους ταξίδια. Αυτή η επιλογή, αν και δεν άπτεται του συνεδριακού τουρισμού, συχνά εμπλέκει στη διεξαγωγή τέτοιων ταξιδιών φορείς διοργάνωσης συνεδρίων. Αυτό πρακτικά σημαίνει πως η προσέλκυση συνεδρίων θα μπορούσε να τροφοδοτήσει την εγχώρια τουριστική αγορά και με ταξίδια – παροχές ξένων εταιρειών προς τους εργαζομένους τους. Το πλεονέκτημα σε αυτή την περίπτωση είναι ότι, καθώς ένα μεγάλο μέρος των εξόδων του ταξιδιού είναι ήδη καλυμμένο από την εταιρεία, δίνεται η δυνατότητα στους ταξιδιώτες για μεγαλύτερη δαπάνη σε αγορές ή ό,τι άλλο επιθυμούν.
