Top- 5 χαρακτηριστικά για HOS
Οι επιχειρηματίες συχνά κάνουν το λάθος να επιλέγουν πολύπλοκες λύσεις HOS, που δεν πληρούν τις βασικές απαιτήσεις τους, ή επιλέγουν μια λύση που διαθέτει χαρακτηριστικά που δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσουν. Μια από τις σημαντικές ιδιαιτερότητες της βιομηχανίας της φιλοξενίας στην Ελλάδα είναι ότι υπάρχουν αμέτρητα μικρά και μεγάλα καταλύματα, οικογενειακές επιχειρήσεις, ενοικιαζόμενα δωμάτια, αλλά και μεγάλες μονάδες ξενοδοχείων, κάποιες εκ των οποίων ανήκουν σε διεθνείς ομίλους. Αυτό σημαίνει ότι δεν κάνουν όλες οι λύσεις HOS/PMS σε όλους. Για να βοηθήσουμε τους ξενοδόχους να λάβουν τη σωστή απόφαση κατά την επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης, δημιουργήσαμε μια λίστα χαρακτηριστικών που θα πρέπει να αναζητήσουν σε μια ολοκληρωμένη λύση.
1Real-time αναφορές και BI
Τα σωστά δεδομένα οδηγούν σε σωστές αποφάσεις, οπότε είναι προφανές ότι τα reports αποτελούν μια πολύ σημαντική πτυχή των λειτουργιών και του στρατηγικού σχεδιασμού του ξενοδοχείου. Όταν θα πρέπει να ληφθεί η απόφαση επιλογής ενός HOS, θα πρέπει να διερευνηθούν οι διάφορες αναφορές που παράγει (τεχνολογία Business Intelligence – BI) σε συνδυασμό με το κατά πόσον θα βοηθήσουν την επιχείρηση να αποκτήσει αναλυτική εικόνα για τα έσοδα, τα κέρδη και τις επιδόσεις της. Είναι σημαντικό οι αναφορές αυτές να δημιουργούνται σε πραγματικό χρόνο. Προγράμματα διαχείρισης ξενοδοχείων
2Ολοκληρωμένο σύστημα κρατήσεων
Πολύ συχνά μια ξενοδοχειακή μονάδα χάνει άμεσες κρατήσεις, επειδή δεν διαθέτει ενσωματωμένο μηχανισμό on-line κρατήσεων στην ιστοσελίδα της ή δεν συνεργάζεται με κάποια τρίτη υπηρεσία που να το κάνει (κάποιες από αυτές θα δούμε στις επόμενες σελίδες του Αφιερώματος). Ακόμα όμως κι αν διαθέτει σύστημα on-line κρατήσεων, μπορεί να χάνει πελάτες, εάν χρεώνει προμήθεια ή αν το σύστημα δεν είναι βελτιστοποιημένο για φορητές συσκευές (responsive). Έτσι, η επιλογή μιας ολοκληρωμένης λύσης HOS θα πρέπει απαραίτητα να διαθέτει τη δική της μηχανή on-line κρατήσεων, με πρόβλεψη για χρήση από «έξυπνες» φορητές συσκευές. Προγράμματα διαχείρισης ξενοδοχείων
3Διαχείριση διαδικτυακώνκαναλιών
Το τοπίο διανομής της τουριστικής βιομηχανίας εξελίσσεται με εκθετικό ρυθμό, καθώς πολλά on-line τουριστικά πρακτορεία (OTA), μετα-μηχανές αναζήτησης, χονδρέμποροι, websites με reviews, κοινωνικά μέσα ενημέρωσης και aggregators εισέρχονται στην αγορά. Για να επιβιώσουν, να επιτύχουν και να εξασφαλίσουν την αναγνωρισιμότητά τους, οι επιχειρήσεις φιλοξενίας πρέπει να έχουν παρουσία σε πολλαπλές on-line πλατφόρμες/κανάλια. Επομένως, είναι σημαντικό η λύση HOS να περιλαμβάνει έναν αξιόπιστο, ισχυρό κι ολοκληρωμένο διαχειριστή καναλιών. Υπάρχουν, ωστόσο, και πολλές ανεξάρτητες υπηρεσίες channel management που λειτουργούν στο cloud κι ενσωματώνονται εύκολα σε ένα υφιστάμενο HOS. Προγράμματα διαχείρισης ξενοδοχείων
Ένας «διαχειριστής καναλιών», λοιπόν, είναι απαραίτητος για να συνδεθεί το ξενοδοχείο με τους OTAs και τα παγκόσμια συστήματα διανομής (GDSs). Έτσι, η διανομή των δωματίων θα γίνεται σε πραγματικό χρόνο, επιτυγχάνοντας δυναμική τιμολόγηση, διευρύνοντας την πρόσβαση των επιχειρήσεων στο Internet μέσω ενός ενιαίου συστήματος, αποφεύγοντας τις διπλοκρατήσεις. Η επιλογή ενός λογισμικού διαχείρισης που δεν παρέχει αυτή τη λειτουργία θα μπορούσε να οδηγήσει σε τεράστια απώλεια εσόδων. Επιπλέον, ένα σύγχρονο HOS δεν θα πρέπει να αγνοεί τα κοινωνικά δίκτυα και τα τουριστικά websites μεγάλης επισκεψιμότητας με reviews. Επιπλέον, η δυνατότητα απευθείας κράτησης δωματίου μέσω της σελίδας του ξενοδοχείου στο Facebook είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα που θα φέρει πρόσθετα έσοδα στην επιχείρηση. Προγράμματα διαχείρισης ξενοδοχείων
Τι κάνει ένα HOS/PMS
- Διαχείριση κρατήσεων: Διαχείριση και παρακολούθηση των κρατήσεων και της κατανομής των δωματίων, συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης του δωματίου, του αριθμού επισκεπτών και των εκπτώσεων.
- Διαχείριση ρεσεψιόν: Παρακολούθηση επισκεπτών εντός κι εκτός, έκδοση καρτών-κλειδιών και διαχείριση αιτημάτων που σχετίζονται με αλλαγές δωματίων και κρατήσεων.
- Διαχείριση καθαριότητας: Έλεγχος και παρακολούθηση της κατάστασης κάθε δωματίου, ανάθεση καθηκόντων σε προσωπικό καθαριότητας και δημιουργία αναφορών συντήρησης.
- Ηλεκτρονικές κρατήσεις: Προγραμματισμός και διαχείριση ηλεκτρονικών κρατήσεων, μέσω ιστοσελίδας του ξενοδοχείου, τρίτης μηχανής κράτησης ή ΟΤΑ.
- Ενσωμάτωση σε GDS/OTA: Καταχώριση τιμών και πληρότητας σε διάφορες διαδικτυακές πλατφόρμες/κανάλια και μέσω τρίτων συνεργατών κράτησης δωματίων.
- Διαχείριση συντήρησης: Σχεδιασμός, οργάνωση κι έλεγχος των εργασιών συντήρησης.
- Παρακολούθηση των αιτήσεων συντήρησης κι ενημέρωση της κατάστασής τους, εξασφαλίζοντας τη μακροζωία της ακίνητης περιουσίας.
