Αλήθεια, πόσες φορές αντιληφθήκατε πως η αποθήκευση και η διατήρηση προϊόντων και πρώτων υλών, εκτός από ζήτημα ευταξίας, ανάγεται και σε ζωτικής σημασίας για την επιτυχημένη (ή μη) λειτουργία του εστιατορίου σας;
Λεφτά υπάρχουν! Βρίσκονται στις αποθήκες σας…
Είναι κάτι παραπάνω από βέβαιο πως όταν η αποθήκευση και η διατήρηση των πρώτων υλών του εστιατορίου γίνεται με τον ενδεδειγμένο τρόπο, τότε δεν υπάρχει περίπτωση να τελειώσουν οι απαιτούμενες προμήθειες. Με τον σωστό προγραμματισμό δεν θα μείνετε ξαφνικά «ξεκρέμαστοι», δεν θα χρειαστεί να αυξήσετε τις παραγγελίες σας και να θέσετε σε κίνδυνο την… υγεία του ταμείου σας. Επίσης, δεν θα πρέπει να ξεχνάμε πως μεγαλύτερες ποσότητες από τις αναγκαίες έχουν πολλές πιθανότητες να καταλήξουν στα σκουπίδια, καθώς μπορεί να μην προλάβουν να καταναλωθούν!
Πιο συγκεκριμένα, μια καλά διαμορφωμένη αποθήκη μπορεί να συμβάλει σε εντυπωσιακό βαθμό στην εύρυθμη όσο και οικονομικά ανταγωνιστική λειτουργία της ίδιας σας της επιχείρησης. Μπορεί να επιτευχθεί σημαντική εξοικονόμηση πόρων που σχετίζονται με τη δαπάνη των τροφίμων και σταθερή προβλεψιμότητα του κόστους ανά συνταγή. Υπάρχουν όμως τρόποι, μέθοδοι και εργαλεία που μπορούν να συμβάλουν στην υλοποίηση αυτού του στόχου. Αν ναι, ποιοι είναι;
Η εικόνα «μιλάει»!
Μια μέθοδος που δείχνει να κερδίζει έδαφος τελευταία στα εστιατόρια, είναι η λογική της οπτικοποίησης με βάση τον χρόνο. Έτσι διευκολύνεται η διαδικασία διαχωρισμού του συνόλου των προϊόντων που έχουν αγοραστεί, σε ξεχωριστές κατηγορίες. Πρόκειται ουσιαστικά για έναν εύκολο τρόπο να διαπιστώσει κάποιος επαγγελματίας ότι μπορεί να εξισορροπήσει το σημείο φθαρτότητας με το κόστος, ενώ ταυτόχρονα και οι προμηθευτές ενδέχεται να ταξινομήσουν τα προϊόντα που χρειάζεστε περισσότερο. Εάν λοιπόν αναρωτιέστε ποιος είναι ο ενδεδειγμένος τρόπος για να ξεκινήστε να διατηρείτε αρχεία και στοιχεία που σχετίζονται με διαθέσιμα προϊόντα και πρώτες ύλες, η απάντηση είναι μια: Δεν υπάρχει ένας μόνο τρόπος! Υπάρχουν πολλαπλές επιλογές, τις οποίες κάθε επαγγελματίας οφείλει να σταθμίσει με βάση τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησής του, αλλά και με βάση τη μορφή ή τη δομή των αναγκών τις οποίες έχει σε προτεραιότητα.
Για παράδειγμα, υπάρχουν ιδιαίτερα εξελιγμένες εφαρμογές λογισμικού, που μπορούν να καλύψουν ακόμη και αρκούντως περίπλοκες καταστάσεις, με σαφώς μεγαλύτερες απαιτήσεις και απείρως περισσότερες μεταβλητές από μια επιχείρηση μαζικής εστίασης. Ένα απλό, εύχρηστο και δωρεάν εργαλείο είναι το γνωστό Microsoft Excel, που παρέχει μια σαφή εικόνα με εύκολο, άμεσο, εύληπτο, ταχύτατο τρόπο όσον αφορά το στοκ, με την ταυτόχρονη εξαγωγή πολύτιμων συμπερασμάτων.
Το αποδεκτό επίπεδο αποθεμάτων αποτελεί τη «χρυσή» βάση
Για την οργάνωση των αποθεμάτων σας, το πρώτο βήμα είναι να δημιουργηθεί ένα αποδεκτό επίπεδο αποθεμάτων. Τι εννοούμε με αυτό; Ένα λογικά καθιερωμένο επίπεδο τροφίμων και εν γένει πρώτων υλών, που οφείλει να διαθέτει και να έχει διασφαλίσει ένα εστιατόριο ανά πάσα στιγμή. Έτσι οι επαγγελματίες μπορούν να προσδιορίσουν με σχετική ακρίβεια και να καθορίσουν την απαιτούμενη συχνότητα απογραφής.
Με τον τρόπο αυτό αποτρέπεται η παραγγελία μεγάλων ποσοτήτων και επιβεβαιώνεται η χωρητικότητα, ενώ είστε σε θέση να προετοιμάσετε την επόμενη παραγγελία. Σε αυτό το σημείο αξίζει να αναφέρουμε πως η συγκεκριμένη μέθοδος του αποδεκτού επιπέδου αποθεμάτων των αγορών, έχει απώτερο στόχο να εξυπηρετήσει τις πωλήσεις και την τσέπη σας. Σε δεύτερο επίπεδο, ωφελεί τη χωρητικότητα αποθήκευσης, δίνοντας στοιχεία για τη μέγιστη χρήση και τους παράγοντες ασφαλείας.
Εξυπακούεται πως η τοποθέτηση παλαιότερων προϊόντων και πρώτων υλών στις μπροστινές σειρές ψυγείων και ραφιών αποθήκευσης, παίζει καίριο ρόλο στην αποτροπή του φαινομένου του overstocking και της εν γένει σπατάλης πρώτων υλών.
Επίσης, ιδιαίτερα σημαντική είναι και η εκπαίδευση των υπαλλήλων που συνήθως ασχολούνται ή είναι επιφορτισμένοι με τη διαδικασία της αποθήκευσης και της εν γένει αποθεματοποίησης προκειμένου να χρησιμοποιούν αποδοτικά τα τρόφιμα και να ακολουθούν την πολιτική του «first-in / first-out». Κάτι που θα έχει ως αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση για την ίδια την επιχείρηση. Για «ευαίσθητα» προϊόντα όπως λαχανικά, χρήσιμο θα ήταν να μην παραγγείλετε ποσότητες που θα εκτείνονται πέρα από τρεις ημέρες χρήσης στην κουζίνας σας. Σε αντίθετη περίπτωση, ο κίνδυνος να επηρεαστεί (προς το αρνητικό) το τελικό παραγόμενο αποτέλεσμα, είναι κάτι παραπάνω από υπαρκτός.
Για παράδειγμα, όταν τοποθετείτε ένα μάτσο σπανάκι σε ένα επαγγελματικό ψυγείο και δεν το καλύπτετε πλήρως, ο αέρας εμφύσησης θα το «στεγνώσει». Χρήσιμο λοιπόν θα ήταν να ακολουθείται ο «χρυσός» κανόνας των 72 ωρών για οτιδήποτε παρασκευάζεται με φρέσκα λαχανικά.
