DIGITAL ΕΚΘΕΣΕΙΣ – Ποιοι είναι οι νικητές και ποιοι οι χαμένοι από τη διοργάνωση των digital εκδηλώσεων; Θα επιστρέψει ο κλάδος στην κανονικότητα; Ή μήπως η νέα κανονικότητα είναι το σήμερα;
Ο κλάδος των εκδηλώσεων ήρθε ξαφνικά αντιμέτωπος με μια νέα πραγματικότητα: την παύση των εκ του σύνεγγυς συναντήσεων. Μέχρι αυτή τη στιγμή, τα μοντέλα λειτουργίας των διαφόρων διοργανώσεων ποικίλλουν, με τον πρώτο απολογισμό να τίθεται σε διαβούλευση. Διοργανωτές, εκθέτες, επισκέπτες ή σύνεδροι παρακολουθούν και αξιολογούν την κατάσταση, με απώτερο σκοπό τη λήψη αποφάσεων για το προσεχές μέλλον.
Τον Μάρτιο του 2021, όταν τα Lockdown ξεκίνησαν να εξαπλώνονται, οι κλυδωνισμοί στο επιχειρηματικό περιβάλλον ήταν πλέον αντιληπτοί. Ένας από τους κλάδους που υπέστη ισχυρό πλήγμα λόγω της Covid-19 ήταν αυτός των συναντήσεων, εξαιτίας των μέτρων κοινωνικής αποστασιοποίησης. Κάθε κοινωνική ή επαγγελματική διοργάνωση μπήκε σε στάση αναμονής μέχρι νεοτέρας: οι ολυμπιακοί αγώνες του Τόκιο, το φεστιβάλ των Καννών, τα 74 βραβεία Tony, o 124ος μαραθώνιος της Βοστώνης και πολλές άλλες μικρότερες ή μεγαλύτερες εκδηλώσεις. Η λέξη-κλειδί ήταν η αναβολή –και όχι η ακύρωση– της κάθε εκδήλωσης, με σκοπό τη συγκράτηση της αγοράς από τη μία και τη διατήρηση ενός κλίματος αισιοδοξίας (;) από την άλλη.
Στα συν των digital διοργανώσεων είναι τα χαμηλότερα κόστη συμμετοχής για τους εκθέτες.
Το σχέδιο των πρώτων μηνών
Ο κλάδος των συναντήσεων δεν έμεινε απαθής. Ενώ αρχικά έδειχνε να τηρεί μια ήπια στάση αναμονής και ψυχραιμίας, στη συνέχεια παρουσίασε γρήγορα αντανακλαστικά, αφού οι διοργανωτές στράφηκαν στο digital περιβάλλον. Υβριδικά συνέδρια, online διασκέψεις, virtual εκθέσεις, webinars, webcasts έδωσαν το ηχηρό τους «παρών». Λύση ανάγκης ή προσαρμογή στα νέα δεδομένα; Η απάντηση βρίσκεται στη μέση, καθώς δεν ήταν λίγοι αυτοί που εντόπισαν την ευκαιρία μέσα στην κρίση, ενώ άλλοι εκδήλωσαν μεγάλη ανησυχία. Βασικό σημείο προβληματισμού αποτελεί η προσωπική επαφή μεταξύ των εμπλεκόμενων, η οποία δύσκολα αντικαθίσταται στο ηλεκτρονικό περιβάλλον. Σαφώς και έγιναν προσπάθειες για υποκατάστατα μέσω ειδικών πλατφορμών, όπου φιλοξενούνταν οι εκδηλώσεις σε virtual περιβάλλον, ώστε να ενισχύεται η διάδραση μεταξύ των συμμετεχόντων και να δημιουργείται το αίσθημα της εκ του σύνεγγυς επικοινωνίας. Σε αρκετές περιπτώσεις, οι διοργανωτές έδωσαν τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν ακόμη και το δικό τους avatar, προκειμένου να αναβαθμιστεί η digital εμπειρία ακόμη περισσότερο.
Το σήμερα στις εκδηλώσεις
Για πολλούς διοργανωτές, οι νέες αυτές μορφές των events ήρθαν για να μείνουν, μια και τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν στους συμμετέχοντες δεν μπορούν να αγνοηθούν. Πλέον δίνεται μεγάλη βαρύτητα και αξία στην ουσία και στην επικοινωνία των διοργανώσεων. Τα digital συνέδρια εστιάζουν στο πλούσιο περιεχόμενο των παρουσιάσεων, με ενδιαφέροντες ομιλητές, οι οποίοι διαθέτουν και επικοινωνιακές δεξιότητες. Δεν είναι όμως λίγες οι φορές όπου εξαίρετοι στο φυσικό περιβάλλον ομιλητές ή παρουσιαστές αντιμετωπίζουν δυσκολίες να μεταφέρουν τα μηνύματά τους πίσω από μια οθόνη. Επίσης, ειδικά στις περιπτώσεις των εκθέσεων, οι επαγγελματικές συναντήσεις απαιτούν περισσότερη προετοιμασία από πλευράς των εκθετών όσο και των επισκεπτών, επειδή οι χρόνοι είναι πιο πιεστικοί και συγκεκριμένοι.
Σημαντικό ρόλο στις διοργανώσεις αυτού του τύπου κατέχει η εικόνα του υλικού. Οι ομιλητές αξιοποιούν τη δύναμη των οπτικών βοηθημάτων –όπως τις εικόνες, τα βίντεο και τα γραφήματα–, ώστε να διατηρήσουν το ενδιαφέρον του κοινού. Ακόμη, για την αυξημένη διάδραση μεταξύ ομιλητών και κοινού, υιοθετούνται οι δημοσκοπήσεις, τα κουίζ, οι ερωτήσεις του κοινού και η συζήτηση σε πάνελ.
Στα συν των digital διοργανώσεων είναι επιπλέον τα χαμηλότερα κόστη συμμετοχής για τους εκθέτες. Όμως το γεγονός αυτό μπορεί να συνεπάγεται και μείωση των εσόδων για τους διοργανωτές. Βέβαια, με την κατάλληλη επικοινωνιακή-προωθητική στήριξη της διοργάνωσης, το κοινό που θα συμμετέχει μπορεί να αυξηθεί – και έτσι να ενισχυθούν οι χρηματικές ροές για τον διοργανωτή.
Αξίζει να σημειωθεί ότι στα συνέδρια αλλά και κάθε άλλη διοργάνωση με φυσική παρουσία, οι συμμετέχοντες συχνά καλούνται να συμπεριλάβουν στον προϋπολογισμό τους δαπάνες μετακίνησης, διατροφής και διαμονής στον τόπο της διοργάνωσης. Τα κόστη αυτά στο digital περιβάλλον μηδενίζονται. Έτσι, η συμμετοχή φαντάζει περισσότερο δελεαστική και σίγουρα πιο εφικτή.
Η διαχρονική αξία του networking
Εκ του σύνεγγυς ή digital, κάθε διοργάνωση αποτελεί μια μοναδική ευκαιρία για δικτύωση. Ειδικά στο digital περιβάλλον το networking γίνεται ακόμη πιο σπουδαίο. Γι’ αυτό οι διοργανωτές δεν παραλείπουν να εφευρίσκουν τρόπους, ώστε να συνεχίσουν οι συμμετέχοντες να αναπτύσσουν το επαγγελματικό τους δίκτυο. Άλλωστε, όπως συχνά αναφέρουν και οι ίδιοι, η απόσβεση της συμμετοχής τους πραγματοποιείται μέσα από τις νέες επαγγελματικές ευκαιρίες που θα τους προκύψουν στο πλαίσιο της έκθεσης ή του συνεδρίου. Στο digital περιβάλλον, ο παθητικός ακροατής γίνεται ενεργός, ώστε να επιτύχει τους στόχους του με περισσότερη ακρίβεια. Σύμμαχος στις δράσεις αυτές είναι η τεχνολογία, η οποία προσφέρει πλήθος εφαρμογών που βοηθούν στην επικοινωνία.
To virtual ήρθε για να μείνει
Τους τελευταίους δεκατέσσερις μήνες, εικονικά γεγονότα έχουν εξελιχθεί από απλές διαδικτυακές εκπομπές σε ποιοτικές τηλεοπτικές παραγωγές. Αυτή δεν είναι μια τάση που περνά. Η δέσμευση για εικονικές εκδηλώσεις και η συνεχής επένδυση σε αυτές προκύπτουν από μια πιο αργή από την αναμενόμενη ανάκαμψη, τη συνεχιζόμενη αβεβαιότητα σχετικά με τη δυνατότητα συγκέντρωσης μεγάλου κοινού και την επίγνωση ότι ορισμένοι συμμετέχοντες απλά δεν είναι πρόθυμοι να ταξιδέψουν. Αρκετοί διοργανωτές διεθνώς συμφωνούν με αυτήν την πραγματικότητα και πολλοί υιοθετούν μια υβριδική στρατηγική. Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνα PULSE της Northstar Meetings Group, περισσότεροι από τους μισούς ερωτηθέντες (54 τοις εκατό) σχεδιάζουν τώρα συναντήσεις τόσο με φυσική παρουσία όσο και διαδικτυακές, βλέποντας ότι η ζήτηση είναι σημαντική.
Τα self tests, τα rapid tests αλλά και οι εμβολιασμοί βοηθούν τους διοργανωτές να κινηθούν προς την κατεύθυνση των υβριδικών, με τις πρώτες επαγγελματικές εκθέσεις για το 2022 να ανακοινώνουν ότι θα επιστρέψουν εκ του σύνεγγυς σε συνδυασμό με online ενέργειες.
Εν αναμονή του φθινοπώρου λοιπόν!
